Publicamos PDF en inglés de 11 páginas patrocinado por Oracle Netsuite en el que se explica la visión de este fabricante de software a la hora de automatizar tanto todo el proceso de emisión y cobro de facturas como el de recepción y pago a proveedores de las mismas. Lo que en inglés se denomina Account Receivable y Account Payable.

¿Qué es un software de automatización de “Account Receivable” (AR)

El software de automatización de “Account Receivable” (AR), o Cuentas por Cobrar en español, se refiere a las soluciones tecnológicas diseñadas para gestionar, simplificar y automatizar procesos relacionados con las cuentas por cobrar de una empresa. Estos programas ayudan a las empresas a minimizar errores, mejorar la eficiencia y asegurar una gestión efectiva de los ingresos.

Las características comunes de este tipo de software incluyen:

1. Facturación Electrónica: Generación y envío de facturas de manera automática y electrónica a los clientes.
2. Gestión de Pagos: Rastrear y registrar los pagos recibidos, y proporcionar diversas opciones de pago para los clientes.
3. Recordatorios Automáticos: Enviar recordatorios automáticos a los clientes que tienen facturas pendientes de pago.
4. Análisis y Reportes: Proporcionar informes detallados sobre el estado de las cuentas por cobrar, lo que ayuda a las empresas a identificar tendencias y áreas de mejora.
5. Integración con Otros Sistemas: Conectar el software de AR con otros sistemas, como sistemas de contabilidad o ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales), para una gestión integral y coherente de la información financiera.
6. Reconciliación Automática: Coincidir automáticamente los pagos recibidos con las facturas correspondientes.
7. Gestión de Disputas: Facilitar el proceso de gestionar y resolver disputas relacionadas con facturas.
8. Seguridad: Asegurar que la información financiera y los datos del cliente estén protegidos contra amenazas y accesos no autorizados.

La implementación de un software de automatización de cuentas por cobrar puede ofrecer a las empresas numerosos beneficios, como la reducción de tiempos de cobro, la disminución de errores humanos y la mejora en la gestión del flujo de efectivo. Por supuesto, la elección del software adecuado dependerá de las necesidades y características específicas de cada empresa.

¿Qué es el Software de Automatización de “Account Payable”?

El software de automatización de “Account Payable” (AP), o Cuentas por Pagar en español, se refiere a las soluciones tecnológicas diseñadas para gestionar, simplificar y automatizar los procesos relacionados con las cuentas por pagar de una empresa. Estas soluciones ayudan a las empresas a realizar pagos de manera oportuna y eficiente, garantizar la precisión en las transacciones y mejorar la visibilidad y el control sobre sus obligaciones financieras.

Las características comunes de este tipo de software incluyen:

1. Procesamiento de Facturas: Captura y registro automático de facturas de proveedores. Muchos sistemas ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para una entrada automática de datos.
2. Aprobaciones Automáticas: Rutas de aprobación automatizadas basadas en reglas preestablecidas, lo que agiliza el proceso de aprobación y pago.
3. Pagos Electrónicos: Facilitar pagos a través de transferencias bancarias, tarjetas de crédito, ACH o incluso criptomonedas, dependiendo del software.
4. Recordatorios y Alertas: Notificaciones sobre facturas próximas a su fecha límite de pago o cualquier otra actividad relevante.
5. Reconciliación Automática: Coincidencia automática de facturas con órdenes de compra y recibos de entrega.
6. Análisis y Reportes: Informes detallados sobre el estado de las cuentas por pagar, lo que ayuda a las empresas a gestionar mejor su flujo de efectivo y a aprovechar posibles descuentos por pronto pago.
7. Integración con Otros Sistemas: Conexión con sistemas de contabilidad, ERP o sistemas de gestión de compras para una gestión coherente y unificada.
8. Gestión de Disputas: Herramientas para resolver desacuerdos o discrepancias en facturas de manera eficiente.
9. Seguridad: Protección de la información financiera y de los datos del proveedor contra amenazas y accesos no autorizados.

Al implementar un software de automatización de cuentas por pagar, las empresas pueden esperar una serie de beneficios, como la reducción de errores, una mejor gestión de la relación con los proveedores y ahorros financieros (al evitar cargos por demora y aprovechar descuentos por pronto pago). Al igual que con cualquier solución tecnológica, es esencial seleccionar un software que se adapte a las necesidades y características de la empresa en cuestión.

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